Nội dung

• Giới thiệu các tính năng AI trong Ghi chú
• Tạo Ghi chú bằng giọng nói - Speech To Text
• Hướng dẫn tổng hợp Ghi chú bằng AI
• AI gợi ý tạo nhiều công việc từ nội dung Ghi chú
• Tạo công việc trực tiếp từ Ghi chú

Giới thiệu các tính năng AI trong Ghi chú

1Office hiện đã tích hợp các tính năng AI thông minh hỗ trợ Ghi chú trong module Lịch biểu, giúp người dùng ghi chú và theo dõi cuộc họp hiệu quả hơn. Cụ thể, các tính năng AI hỗ trợ Ghi chú bao gồm:

• Chuyển giọng nói thành văn bản (Speech to Text): Người dùng có thể tải lên file ghi âm hoặc thu âm trực tiếp trong cuộc họp. AI sẽ tự động chuyển toàn bộ nội dung thành văn bản, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian ghi chép thủ công và hạn chế bỏ sót thông tin quan trọng.

• Tự động tổng hợp & định dạng ghi chú: Dựa trên nội dung cuộc họp, AI sẽ hỗ trợ tổng hợp lại các ý chính và trình bày ghi chú một cách rõ ràng và chuyên nghiệp. Điều này đặc biệt hữu ích khi chia sẻ lại nội dung cuộc họp cho các thành viên khác hoặc lưu trữ để theo dõi sau này.

• Gợi ý tạo Công việc từ Ghi chú: AI sẽ phân tích nội dung ghi chú và gợi ý các đầu việc liên quan, giúp người dùng dễ dàng tạo task ngay trên Ghi chú, nhằm đảm bảo các hành động sau cuộc họp được thực thi kịp thời, không bỏ sót việc cần làm.

Với các tính năng AI này, 1Office không chỉ đơn thuần hỗ trợ người dùng ghi chú, mà còn trở thành một trợ lý thông minh đồng hành trong toàn bộ cuộc họp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tăng hiệu suất làm việc, giảm sai sót và xây dựng một môi trường cộng tác chuyên nghiệp, hiệu quả hơn.

Tạo ghi chú bằng giọng nói - Speech To Text

Để tạo ghi chú bằng giọng nói, người dùng thực hiện các bước sau:

Bước 1: Truy cập trang chi tiết Lịch biểu cần tạo Ghi chú, click vào tác vụ "Tạo ghi chú" 

Bước 2: Tại trường mô tả của form tạo mới Ghi chú, di chuột vào icon micro đầu tiên trên bộ công cụ soạn thảo và chọn một trong hai tùy chọn sau:

• Speech to Text: nói trực tiếp vào micro. Sau khi nói xong, click lại vào biểu tượng “Play” để kết thúc.
• Upload Audio File: tải lên tệp âm thanh ghi âm cuộc họp từ thiết bị (hỗ trợ các định dạng mp3, wav, ogg...), dung lượng tối đa 100MB.

Bước 3: Hệ thống sẽ tự động nhận diện và chuyển đổi âm thanh thành văn bản.

Hướng dẫn tổng hợp Ghi chú bằng AI

Từ nội dung Ghi chú cuộc họp, người dùng có thể dùng AI để phân tích nội dung, rút ra các ý chính và trình bày lại theo cấu trúc rõ ràng, dễ đọc theo các bước sau:

Bước 1: Tạo mới một ghi chú từ lịch biểu bất kỳ.

Bước 2: Tại màn hình tạo mới ghi chú, người dùng có thể:

• Nhập ghi chú thủ công

• Ghi âm trực tiếp nội dung cuộc họp

• Hoặc tải lên file ghi âm có sẵn

Bước 3: Nhấn vào nút "Tổng hợp" ở cuối form tạo ghi chú. AI sẽ tự động phân tích, tổng hợp và định dạng lại toàn bộ nội dung theo một format chuẩn. Đồng thời, hệ thống sẽ gợi ý các kế hoạch/công việc cần thực hiện từ nội dung ghi chú.

Bước 4: Sau khi AI tổng hợp xong, người dùng có thể lựa chọn một trong hai cách sau:

• Chèn bên dưới: Nội dung do AI tổng hợp sẽ được chèn ngay bên dưới phần ghi chú gốc.

• Thay vào Ghi chú: Toàn bộ nội dung ghi chú gốc sẽ được thay thế bằng phiên bản đã được AI tổng hợp.

AI gợi ý tạo nhiều Công việc từ Ghi chú

Để tạo nhanh nhiều công việc từ nội dung Ghi chú, bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Tại màn hình chi tiết của Lịch có Ghi chú, chọn tác vụ "Công việc" trên thanh công cụ phía trên.

Bước 2: Trong popup Tạo nhiều công việc, nhấn vào nút "Tổng hợp".

Bước 3: ONE sẽ tự động phân tích nội dung Ghi chú và đề xuất danh sách công việc phù hợp. Bạn có thể xem lại các gợi ý, chỉnh sửa nếu cần và nhấn "Cập nhật" để lưu lại.

Tạo Công việc trực tiếp từ Ghi chú

Ngoài việc sử dụng AI để gợi ý nhiều công việc cùng lúc, bạn cũng có thể tạo từng công việc thủ công trực tiếp từ nội dung Ghi chú theo các bước sau:

Bước 1: Tạo Ghi chú từ một Lịch biểu bất kỳ hoặc truy cập Lịch biểu đã có sẵn Ghi chú.

Bước 2: Trong phần Kế hoạch công việc của Ghi chú, di chuột đến dòng nội dung công việc bạn muốn tạo → chọn "Tạo công việc".

Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin vào form Tạo công việc → nhấn "Cập nhật" để lưu lại.