Ghi chú
Bạn muốn truy cập nhanh đến Lịch biểu? Truy cập vào phân hệ Lịch biểu
Nội dung
- Giới thiệu Ghi chú
- Tạo mới Ghi chú
- Các tác vụ tại 1 Ghi chú chi tiết
- Cài đặt quy trình duyệt Ghi chú
Giới thiệu Ghi chú
Tại mỗi lịch biểu, người dùng có thể tạo Ghi chú và ghi chép nội dung cuộc họp trực tiếp, giúp lưu lại thông tin một cách nhanh chóng và liền mạch, không cần chuyển sang ứng dụng khác.
Tính năng này mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
-
Ghi chú trực tiếp trong lúc họp, không mất thời gian tổng hợp lại sau.
-
Lưu trữ thông tin tập trung, dễ dàng tra cứu và theo dõi.
-
Tăng tính liên kết với các chức năng như giao việc, theo dõi tiến độ công việc.
-
Hạn chế bỏ sót nhiệm vụ, nhắc nhở kịp thời các đầu việc sau họp.
-
Tăng hiệu quả làm việc nhóm, nâng cao khả năng cộng tác và vận hành chuyên nghiệp.
Trên phần mềm 1Office, Ghi chú trong Lịch biểu còn hỗ trợ liên kết chặt chẽ với các tính năng khác như giao việc, theo dõi tiến độ, giúp tiết kiệm thời gian thao tác sau cuộc họp và giảm nguy cơ bỏ sót công việc. Đây là một công cụ hữu ích giúp tăng tính chuyên nghiệp trong vận hành, nâng cao hiệu quả làm việc nhóm và cải thiện khả năng cộng tác nội bộ.
Để tạo ghi chú, người dùng thực hiện các bước sau:
Bước 1: Truy cập trang chi tiết Lịch biểu cần tạo Ghi chú, click vào tác vụ "Tạo ghi chú"
Bước 2: Nhập nội dung cuộc họp hoặc Tạo ghi chú bằng giọng nói
Bước 3: Sử dụng AI để Tổng hợp lại Ghi chú (nếu muốn)
Bước 4: Cập nhật ghi chú
Các tác vụ tại 1 Ghi chú chi tiết
Đối với mỗi Ghi chú được tạo, người dùng có thể click vào icon trên góc phải widget Ghi chú và thực hiện các tác vụ sau:
| Tác vụ | Mô tả |
| Duyệt | Người có quyền duyệt thực hiện Duyệt Ghi chú |
| Hoàn duyệt | Người duyệt thực hiện hoàn duyệt Ghi chú |
| Xuất biên bản cuộc họp | Ghép file nội dung ghi chú và kế hoạch cần làm để tạo hồ sơ ký số, đồng thời tải xuống file đã ghép. |
| Tạo hồ sơ ký số | Tạo hồ sơ ký số ngay tại Ghi chú |
| Biểu mẫu | Tải ghi chú theo biểu mẫu đã cài đặt |
| Sửa/Xóa | Sửa/Xóa ghi chú ở trạng thái Chờ duyệt. |
| Lịch sử hoạt động | Xem lại lịch sử hoạt động liên quan đến ghi chú |
Cài đặt quy trình duyệt Ghi chú
Để cài đặt quy trình duyệt ghi chú cuộc họp, người dùng thực hiện theo các bước sau:
1. Truy cập phân hệ Lịch biểu
2. Trên thanh header góc phải, chọn Cài đặt
3. Tại menu trái, chọn Quy trình duyệt
4. Click vào icon Tạo mới để tạo mới Quy trình duyệt.
5. Điền đầy đủ thông tin quy trình, cài đặt các bước trong quy trình và Cập nhật.
Lưu ý: Tại màn danh sách Quy trình duyệt, để thay đổi trạng thái của một quy trình, người dùng Click chuột phải vào quy trình duyệt muốn thay đổi và chọn một trong hai tuỳ chọn sau:
-
Tạm dừng: Tạm ngừng áp dụng quy trình duyệt này. Các ghi chú sẽ không thực hiện duyệt theo quy trình này nữa.
-
Hoạt động: Kích hoạt quy trình duyệt. Các ghi chú sẽ áp dụng quy trình duyệt này khi được tạo mới hoặc chỉnh sửa.